Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt
Verantwortlicher: maxbenedikt GmbH, Nordhorner Str. 88, 49828 Neuenhaus, vertreten durch Florian Teltscher.
Telefon: +49 (0) 5941 202 95 – 0; E-Mail: info@maxbenedikt.com
Datenschutzbeauftragter: Jens Schröder, E-Mail: datenschutz@maxbenedikt.com.
2. Website und Hosting
Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere gesamte Website unter https://odoo.maxbenedikt.com einschließlich des B2B-Onlineshops, des Kundenportals, der Informationsseiten zu unseren IT-Dienstleistungen (z. B. /it-service), des Kontaktformulars und der Online-Terminbuchung. Zur Bereitstellung, Sicherheit und Bearbeitung von Anfragen und Bestellungen verarbeiten wir insbesondere IP-Adressen, technische Verbindungsdaten, Kontakt- und Vertragsdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Verträge mit betroffenen Personen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren Betrieb und die Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmen.
Der Odoo-Server wird auf einem eigenen Server in den Geschäftsräumen der maxbenedikt GmbH betrieben. Für diesen Server wird kein externer Hosting-Anbieter eingesetzt.
3. Server-Logfiles
Beim Aufruf können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Ressource, Referrer, Browser und Betriebssystem. Dies dient der Auslieferung der Website, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere, funktionsfähige Betrieb.
Server-Logfiles werden zur Gewährleistung der IT-Sicherheit für 30 Tage gespeichert und danach gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Erkennung und Abwehr von Angriffen sowie dem sicheren Betrieb der Website.
4. Kundenkonto, Portal und Unternehmerprüfung
Kundenkonten werden nur nach Prüfung der Unternehmereigenschaft per Einladung eingerichtet. Dabei verarbeiten wir Firmen- und Kontaktdaten, Rechnungs- und Lieferanschriften, gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und geeignete Nachweise sowie die zur Anmeldung und Portalnutzung erforderlichen Daten. Die Verarbeitung dient der Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen und der Beschränkung des Angebots auf Geschäftskunden. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei eigenen Vertragsbeziehungen mit betroffenen Personen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Ansprechpartner juristischer Personen und die Prüfung der B2B-Berechtigung. Ohne erforderliche Angaben ist eine Freischaltung oder Bestellabwicklung nicht möglich.
Kontoanfragen erfolgen über ein Formular auf der Website. Die Unternehmereigenschaft wird anhand einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eines Gewerbenachweises geprüft. Abgelehnte Anfragen werden nach sechs Monaten gelöscht. Bei angenommenen Anfragen werden die Daten als Kundendaten nach den jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen verarbeitet.
5. Bestellungen und Kommunikation
Zur Bearbeitung von Anfragen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Reklamationen verarbeiten wir die dafür erforderlichen Firmen-, Ansprechpartner-, Kontakt-, Bestell-, Liefer- und Zahlungsdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Unternehmensansprechpartnern Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten. Zugriff erhalten nur Stellen, die diese Daten für ihre Aufgaben benötigen. Gesetzlich vorgeschriebene oder zur Vertragsabwicklung erforderliche Weitergaben erfolgen insbesondere an Banken, Versanddienstleister, Steuerberatung und zuständige Behörden.
6. Kontaktformular und Anfragen
Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Firma, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Betreff und Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Anfragen über das Kontaktformular werden in unserem CRM-System (Odoo, eigener Server) als Anfrage („Lead“) angelegt, damit wir sie einem zuständigen Ansprechpartner zuordnen, nachverfolgen und gegebenenfalls ein Angebot erstellen können. Zur technischen Zuordnung der Anfrage legt Odoo dabei einen pseudonymen Besucherdatensatz an (u. a. Sprache und aus der IP-Adresse abgeleitetes Land). Eine automatische Anreicherung Ihrer Anfrage mit Unternehmensdaten über externe Dienste findet nicht statt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen von Geschäftskunden und Interessenten. Pflichtfelder sind gekennzeichnet; ohne diese Angaben können wir die Anfrage nicht bearbeiten. E-Mails, auch Benachrichtigungen über neue Anfragen, werden über Microsoft 365 versendet und empfangen (siehe Abschnitt „Microsoft 365“).
Anfragen, aus denen keine Geschäftsbeziehung entsteht, löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Entsteht eine Geschäftsbeziehung, gelten die Fristen unter „Speicherdauer“.
7. Online-Terminbuchung
Über unsere Website können Geschäftskunden einen Beratungstermin vor Ort oder per Video-Meeting anfragen. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma, bei Vor-Ort-Terminen die Terminadresse, Ihr Anliegen sowie den gewünschten Zeitpunkt. Jede Buchung ist zunächst eine Anfrage; der Termin wird erst nach unserer persönlichen Bestätigung verbindlich. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung und nach Bestätigung eine Terminbestätigung per E-Mail, gegebenenfalls mit Kalenderdatei und – bei Video-Terminen – dem Meeting-Link. Vor Vor-Ort-Terminen erhalten Sie zusätzlich eine Erinnerung per E-Mail.
Die Terminverwaltung erfolgt mit Odoo auf unserem eigenen Server. Damit freie Zeiten korrekt angezeigt werden und der Termin in unseren Kalendern erscheint, wird der Termin (Titel, Zeitpunkt, Teilnehmer mit Name und E-Mail-Adresse, Ort bzw. Anliegen) mit Microsoft Outlook / Microsoft 365 synchronisiert (siehe Abschnitt „Microsoft 365“).
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) bzw. bei Ansprechpartnern von Unternehmen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Organisation und Durchführung von Beratungsterminen. Terminanfragen und Termindaten speichern wir, solange dies für die Durchführung und Nachbereitung des Termins erforderlich ist; entsteht daraus ein Auftrag, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unter „Speicherdauer“.
8. Video-Meetings
Video-Beratungen führen wir mit der Funktion „Discuss“ unserer selbst betriebenen Odoo-Installation durch. Der Meeting-Link wird Ihnen erst mit der Terminbestätigung zugesandt. Für die Teilnahme ist keine Registrierung erforderlich; verarbeitet werden der von Ihnen angegebene Anzeigename, Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten sowie – sofern Sie diese aktivieren – Bild- und Tondaten sowie Bildschirmfreigaben. Audio und Video werden über WebRTC übertragen und von uns nicht aufgezeichnet.
Zum Aufbau der Verbindung durch Firewalls und Router hindurch werden sogenannte STUN-Server der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, genutzt (stun1.l.google.com und stun2.l.google.com). Diese erhalten beim Verbindungsaufbau Ihre IP-Adresse und Port-Informationen; Bild- und Toninhalte werden darüber nicht übertragen. Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Durchführung der von Ihnen gewünschten Beratung und funktionsfähiger Verbindungsaufbau).
9. Microsoft 365 (E-Mail und Kalender)
Für E-Mail-Kommunikation und Kalender nutzen wir Microsoft 365 (Exchange Online / Outlook) der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. E-Mails, die Sie uns senden oder die wir Ihnen senden (z. B. Bestell-, Anfrage- und Terminbestätigungen), sowie Termine aus der Online-Terminbuchung werden dabei auf Servern von Microsoft verarbeitet. Microsoft handelt als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.
Eine Verarbeitung durch die Microsoft Corporation in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Microsoft Corporation ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine sichere und zuverlässige Geschäftskommunikation.
10. Zahlung per Überweisung und SEPA-Lastschrift
Im Shop sind Überweisung und SEPA-Lastschrift vorgesehen. Für die Zuordnung und Abwicklung von Zahlungen werden Rechnungsbetrag, Zahlungsreferenz und die erforderlichen Bank- und Zahlungsdaten verarbeitet; bei Lastschrift zusätzlich Mandatsdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Unternehmensansprechpartner Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und für gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Für Überweisung und SEPA-Lastschrift wird die Grafschafter Volksbank eingesetzt. An die Bank werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Zahlungs-, Konto- und gegebenenfalls Mandatsdaten übermittelt.
SEPA-Mandate verwalten wir selbst in Odoo. Der Einzug erfolgt über die Grafschafter Volksbank. Für unsere eigene Abwicklung von Überweisungen und Lastschriften werden keine weiteren Zahlungsdienstleister eingesetzt.
11. Versand
Zur Zustellung geben wir die erforderlichen Empfänger- und Lieferanschriftdaten an den beauftragten Versanddienstleister weiter. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Unternehmensansprechpartner.
Die Zustellung erfolgt durch DHL, DPD, UPS, GLS oder eigene Auslieferung durch maxbenedikt. An den jeweils eingesetzten Dienstleister werden nur die für die Zustellung erforderlichen Empfänger- und Lieferdaten übermittelt.
Zur Vertragserfüllung werden Name und Lieferadresse an den beauftragten Versanddienstleister DHL, DPD, UPS oder GLS übermittelt. Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden nur weitergegeben, wenn sie für die Zustellung erforderlich sind. Für diese zusätzliche Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage; unser berechtigtes Interesse ist die zuverlässige Zustellung.
12. Cookies und Einwilligungen
Die Odoo-Website verwendet Cookies und ähnliche technische Funktionen für Sitzung, Anmeldung, Sprache und Warenkorb. Soweit diese zur Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Funktionen unbedingt erforderlich sind, erfolgt der Zugriff auf das Endgerät nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Für nicht erforderliche Technologien ist vor ihrem Einsatz eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich. Das Odoo-Cookie-Banner bietet „Nur essentielle“ und „Ich stimme zu“. Eine Einwilligung ist freiwillig und für die Zukunft widerruflich.
Bei der technischen Prüfung wurden die eigenen Cookies frontend_lang zur Spracheinstellung und session_id für Sitzung/Anmeldung übermittelt. frontend_lang war mit einer Laufzeit von einem Jahr ausgewiesen; session_id mit Max-Age von sieben Tagen (bei gleichzeitig abweichender Expires-Angabe).
Sie können Ihre Cookie-Auswahl auf der Seite „Cookie-Richtlinien“ ändern. Dort lässt sich das Cookie-Banner erneut anzeigen; durch Auswahl von „Nur essentielle“ können Sie eine zuvor erteilte Zustimmung zu optionalen Cookies für die Zukunft widerrufen. Odoo ergänzt per JavaScript einen Link „Cookie-Richtlinien“ in der Fußzeile. Cookie-Einstellungen öffnen
13. Eingebundene Dienste
Schriften werden lokal vom eigenen Server geladen. Die Schrift Poppins wird über die Odoo-Website bereitgestellt; dafür werden keine Schriftdateien von Google-Servern abgerufen.
14. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen. Nach §§ 257 HGB, 147 AO gelten je nach Unterlagenart regelmäßig sechs Jahre für Handels-/Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse. Die Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen und die erforderliche Aufbewahrung zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen bleiben unberührt. Nach Wegfall der Zwecke und Pflichten werden die Daten gelöscht oder ihre Verarbeitung eingeschränkt. Eine Konto-Löschung beseitigt gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Bestellungen und Rechnungen nicht.
15. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO Widerspruch einlegen; gegen Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht. Einwilligungen können nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, https://www.lfd.niedersachsen.de/.
16. Automatisierte Entscheidungen
Bonitätsentscheidungen bei maxbenedikt werden immer durch einen Menschen getroffen. Es findet bei maxbenedikt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Dies gilt nicht als Aussage über die eigenständigen Prüfverfahren von topi; hierzu gelten die Datenschutzinformationen von topi.
17. Bonitätsprüfung
Zur Absicherung bei Kauf auf Rechnung oder SEPA-Lastschrift übermitteln wir erforderliche Firmen- und Ansprechpartnerdaten an Creditreform Osnabrück/Nordhorn Unger KG, Bentheimer Str. 118, 48529 Nordhorn. Zweck ist die Prüfung der Bonität und die Begrenzung von Zahlungsausfallrisiken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages mit der betroffenen Person erforderlich ist, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Absicherung von Zahlungsausfällen. Unsere Bonitätsentscheidungen werden immer durch einen Menschen getroffen; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet bei maxbenedikt nicht statt.
18. Miete über topi
Bei Auswahl der Mietoption im Shop oder in einem Angebot übermitteln wir die dafür erforderlichen Bestell-, Firmen- und Ansprechpartnerdaten an topi zur Prüfung und Abwicklung des Mietvertrags. Vertragspartner des Mietvertrags ist die topi Asset GmbH, Oranienburger Str. 21, 10178 Berlin. Laut den Datenschutzinformationen von topi verarbeiten die topi GmbH und die topi Asset GmbH, jeweils unter dieser Anschrift, Daten im Zusammenhang mit dem topi-Checkout und dem Kundenportal. topi führt eigene Identitäts- und Bonitätsprüfungen durch und kann hierfür Auskunfteien und weitere Prüfdienstleister einsetzen. Rechtsgrundlage unserer Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die angefragte Vertragsanbahnung oder Vertragsabwicklung mit der betroffenen Person erforderlich ist; bei Ansprechpartnern juristischer Personen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund des berechtigten Interesses an der Bearbeitung der gewünschten Unternehmensmiete. Die weitere Datenverarbeitung durch topi richtet sich nach deren Datenschutzerklärung.